Aprenda a se comportar em uma reunião online e fuja dos erros que te fazem passar vergonha.
Com a pandemia, a reunião online passou a ser uma ferramenta ainda mais utilizada. Ela permite que pessoas em diferentes locais consigam se comunicar e dessa forma organizar a rotina de trabalho ou resolver problemas.
Apesar de essa ser uma ferramenta profissional, algumas pessoas não a levam a sério ou não sabem como se comportar. Isso faz com que sejam cometidos erros que podem impactar nos negócios ou na imagem pessoal.
Conheça os erros que você deve evitar em uma reunião online.
1. Esquecer o botão mudo
Se está participando de uma reunião online, possivelmente falará pouco e terá momentos específicos para isso.
O ideal é manter o microfone mutado enquanto não estiver falando, pois isso evitará que sons do ambiente vazem. Se o cachorro estiver latindo ou o filho chorando, ninguém perceberá e a conversa não será interrompida.
Só é preciso ter atenção na hora de falar, pois é preciso lembrar de abrir o microfone.
2. Não ter um plano B
Com a reunião online tudo é realizado a distância e a tecnologia pode falhar.
Antes de tudo, escolher um aplicativo de conferência web com muitos recursos pode te deixar muito mais tranquilo no momento da reunião. No caso do Microsoft Teams, por exemplo, você tem acesso a chat para chamar no particular alguém que possa te ajudar durante o encontro online ou até mesmo avisar a todos que precisou trocar o microfone porque ele deu problema.
O controle dos convidados da reunião também é um recurso valioso no seu aplicativo de videoconferência, pois se surgir alguém que não foi convidado e quiser tumultuar o encontro, você pode bloquear no mesmo instante e continuar com sua pauta.
O fato de poder desfocar o fundo para não criar distrações aos participantes ajuda no caso de ter um cachorro intruso ou de algum familiar resolver chegar bem na hora.
Ou seja, somente com um programa adequado você já cria vários planos para possíveis imprevistos.
Além disso, há mais problemas que podem acontecer. A internet também pode oscilar ou o sinal cair e isso seria o fim do encontro. O ideal é sempre ter um plano B para os equipamentos como fone de ouvido, microfone e mouse. Se possível, conte com um equipamento reserva.
Em relação ao direcionamento da reunião, tenha outro anfitrião. Se algo te impedir de continuar, alguém poderá fazer isso.
3. Fazer a reunião na cama
A reunião online costuma ser de trabalho, então é preciso ter profissionalismo. Não se pode ficar na cama de pijama.
É preciso encontrar um local adequado, afinal, as pessoas poderão ver pela câmera onde você está. Além disso, coloque uma roupa adequada que demonstre que está levando aquele momento a sério.
4. Querer ser multitarefas
Enquanto estiver na reunião online é preciso estar focado nela. Mesmo que esteja na frente do computador, não faça outras atividades, pois isso pode ficar perceptível. Além disso, poderá perder o foco facilmente.
O celular também não deve ser usado, é desagradável pegar nele a todo momento. O anfitrião da conversa pode entender isso como um descaso.
Organize a agenda para que consiga fazer todas as tarefas do dia e que no momento da reunião esteja totalmente disponível para ela.
5. Fazer uma reunião muito longa
Um dos problemas que vieram junto com a pandemia é a estafa por conta das reuniões online excessivas.
Esse recurso pode e deve ser utilizado, pois, permite uma troca rápida de informações de assuntos que são importantes e precisam ser discutidos. Entretanto, não devem substituir o e-mail ou chat para coisas que poderiam ser resolvidas com um texto de uma linha.
Para que o encontro não fique cansativo é preciso definir bem quais pautas serão abordadas e manter o foco nelas.
6. Ser um mero espectador
Muitas vezes o objetivo de uma reunião online é ouvir a opinião das outras pessoas. Se sua opinião for questionada ou alguma pergunta for direcionada, responda adequadamente. ‘Sim’, ‘não’ ou ‘não tenho nada a acrescentar’ demonstram desinteresse.
Faça contribuições pontuais, não é preciso se estender, mas mostrar que está participando ativamente.
7. Não se preparar para participar da reunião online
Se ao ser convidado para a reunião receber algum material em anexo ou for informado sobre o tema, se inteire do assunto.
A ideia é que o encontro possa ser rápido para não ser cansativo, por isso todos devem estar preparados e sabendo o que está acontecendo.
Se não o fizer, ficará bastante perdido e demonstrará total desinteresse e despreparo profissional.
A reunião online é muito mais do que um encontro virtual, é uma forma de agilizar a resolver questões do trabalho. Por isso é preciso evitar os erros e mostrar o melhor lado profissional.
