As atividades de controle financeiro de uma empresa dizem respeito à tudo aquilo que vai verificar se o planejamento está sendo bem executado e quais são as medidas necessárias para corrigir o rumo, caso algo tenha mudado. Normalmente, associa-se aos termos de controladora ou tesouraria.
Parece contra-senso, mas tipicamente as empresas implementam processos de controle mais claros antes mesmo – ou talvez essa seja a causa – de terem boas estruturas de planejamento e orçamento.
Como fazer Controle Financeiro?
Existem vários níveis distintos de controle financeiro. O maior desafio é descobrir o ponto ideal para nem sufocar a capacidade de improviso e criatividade da empresa e nem fazer olho grande com variações significativas seja de entrada ou saída financeira. Vamos ver a seguir o caminho que deve ser seguido para sair de um controle básico até avançado do seu controle financeiro.
a) Registro das Movimentações
O primeiro passo e mais básico, que mesmo assim muitas empresa pecam, é fazer o registro correto das movimentações financeiras. Normalmente, as contas fixas do negócio não são problema, pois estão centralizadas no gestor financeiro ou até mesmo pagas automaticamente no banco ou pela internet, o que facilita o controle. As coisas começam a complicar quando diversos funcionários possuem orçamentos que podem ser utilizados. Neste caso, temos 2 boas opções:
1) Utilizar cartão corporativo com limite pré-fixado
2) Política de reembolso com apresentação da nota fiscal
Normalmente, a maior complicação é com os sócios, pois estes tendem a confundir seu dinheiro com o da empresa e querem fugir do processo. Neste caso, o gestor tem que ser duro e também tratar o sócio como um funcionário qualquer. Afinal de contas, as regras que se cria para os outros tem que ser boas o suficiente para ele.
b) Fluxo de Caixa e Demonstrativo de Resultado
Se você já está fera em conseguir registrar a esmagadora maioria das movimentações financeiras da sua empresa, agora é hora de tirar algumas conclusões mais amplas sobre isso. Para tal, é importante não apenas registrar e utilizar para informações contábeis, mas entender alguns indicadores financeiros.
Por exemplo, é normal gastar R$10.000,00 com estoque? Ou o normal é R$20.000,00? Quantos produtos são vendidos normalmente? Qual é a sua folha de pagamento média? Com isso tudo é possível ter um controle não apenas quantitativo, mas também qualitativo das suas finanças.
Para conseguir ver todos esses dados de maneira confiável deve-se implementar uma visão de fluxo de caixa, mas também um demonstrativo de resultado (visão por competência). Para entender a diferença entre os regimes de caixa e competência, acesse esse artigo.
c) Lucratividade e Ponto de Equilíbrio
Dominando as visões complementares de caixa e competência deve-se ampliar ainda mais a visão financeira e olhar a última linha dos seus indicadores, ou seja, a lucratividade. No final do dia, tudo que fazemos tem como objetivo manter o negócio vivo e saudável. Para tal, deve-se não apenas olhar as variações normais financeiras, mas dar também um foco especial na lucratividade do negócio, que está relacionado às análises de ponto de equilíbrio.
Só assim, você vai conseguir tomar decisões de cortes e liberações de orçamento que vão ajudar o seu negócio a crescer e não simplesmente sufocá-lo. Afinal de contas, se o negócio vai mal, não vai ser deixando de investir nele que você vai virar o jogo.
d) Necessidade de Caixa e Balanço Patrimonial
Por fim, em alguns negócios e estratégias mais avançadas, você quer, a despeito do seu resultado operacional, aumentar o patrimônio do seu negócio. Seja porque a sua operação é naturalmente alavancada ou porque você tem como objetivo vender a sua empresa no futuro para outro negócio que pode incorporar sua operação.
Nestes casos, você está controlando suas finanças muito além do mero resultado operacional positivo. Mas precisa gerenciar a sua dívida e necessidade de caixa para, no momento oportuno, se capitalizar novamente.
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