O que é: Um controle de custo de evento é, geralmente, uma planilha ou método de organização para gerenciar todos os gastos envolvidos em um evento.
Por que fazer: Realizar um evento é uma atividade complexa, pois o objetivo principal ao planejá-lo é a idealização de oportunidade de lucro. Logo, economizar o máximo prevalecendo a qualidade é a maior dificuldade encontrada pelos promotores de evento que irão administrá-los.
Pensando nisso, veja a seguir o passo a passo para controlar o custo do seu evento:
Controlando os custos do evento
A regra principal para controlar os custos é prever os gastos com o pensamento de economizar com qualidade, ou seja, a economia somente poderá ser feita nas áreas corretas, de forma adequada.
O primeiro passo é organizar uma planilha com a previsão orçamentária dos custos para a realização do evento. O manuseio correto da planilha favorecerá a organização e auxiliará na escolha de onde, como e quando reduzir os gastos. Dessa forma, você acabará administrando os recursos da melhor maneira possível.
O segredo é sempre colocar todos os custos minuciosamente, desde os grandes até os mínimos e irrelevantes, pois no final cada centavo deve ser computado como valor oneroso da realização do evento.
Métodos para controlar custos
Após a previsão de valores e arrecadação de verba, é o momento de economizar controlando os custos. Por isso, veja as dicas do que fazer para alcançar essa meta:
1. Custos na divulgação
O evento começa a criar forma quando ele é divulgado. Para grandes eventos internacionais é necessário um promoter experiente, com especialistas em marketing. Logo, a negociação por um valor de contrato mais barato que o esperado é a única maneira de economizar. Entretanto, para eventos de pequeno e médio porte, não há necessidade de contratar especialistas renomados.
Contrate, por um preço acessível, apenas um profissional de marketing para gerenciar a área. Na planilha deverá constar o gasto dessa contratação, pois o resultado de custo-benefício somente será verificado no pós evento.
O mundo hoje é virtual, mesmo assim, alguns eventos gastam desnecessáriamente com a impressão de grandes banners, cartazes, folhetos. Os banners farão propaganda contra o evento, pois além de poluição visual, demonstra despreparo.
Para isso, é recomendável utilizar essas formas de propaganda apenas durante o evento para divulgar a marca dos patrocinadores. Os meios de comunicação em rádio e TV são para grandes eventos, mas caso queira, deixe por responsabilidade dos patrocinadores, pois a exposição principal é a marca associada ao evento.
O método mais eficaz para divulgar um evento é a internet, com acesso as redes sociais e o envio de convites via e-mail. É simples, gratuito e pode ser personalizado. Assim, o evento será conhecido por todo o público e o número de participantes irá aumentar. O gasto de publicidade do evento via internet será mínimo, mas um bom administrador deve inserir na planilha, para fins de controle de gastos.
2. Custo nos contratos
Outro aspecto preponderante, que aumentará o lucro e economia é o poder de convencimento do adminstrador ao lidar tanto com locador do imóvel quanto dos equipamentos de luz e som. A economia acontecerá após argumentar os diversos eventos que irão acontecer futuramente, dando pioridade aos aluguéis, desde que sejam feitos por um preço mais acessível. O controle de custos desses contratos deve ser prioridade, pois os grandes valores de investimento serão direcionados para essa finalidade.
3. Custos na equipe
O pagamento da equipe de realização do evento é um gasto considerável no orçamento. Mas para economizar, é importante valorizar o profissional; reduza o número de funcionários e aumente o salário dos trabalhadores. Eles irão trabalhar mais e melhor, suprindo o trabalho dos dispensados, com maior qualidade, pois estarão ganhando mais. Logo, os custos irão diminuir em relação ao orçamento destinado.
4. Custos com o buffet
Ao contratar o buffet não faça economia, escolha o melhor possível, pois um buffet amador pode colocar em risco a reputação do evento. Em contrapartida, negocie o valor ao reduzir o número de pratos servidos e a quantidade, pois a comida é apenas uma gentileza do evento. A negociação pode ser feita de acordo com o número previsto de convidados. A planilha bem elaborada e administrada em tempo real, é imprescindível para evitar gafes do buffet em relação aos números de pratos e e convidados.
5. Custos com o palestrante
Em relação aos palestrantes, não há como economizar, contrate o mais experiente. A palestra é o ápice do evento. O máximo que pode ser feito é negociar o valor. Muitos eventos perdem a credibilidade devido a escolha equivocada do palestrante. O gasto dessa contratação deve estar de acordo com o previsto no orçamento.
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