Fazer uma boa gestão de projetos pode ser algo bem complicado já que, para ser um bom gerente, você precisa levar em consideração diversas variáveis na hora de planejar o projeto. Prazos, custos, riscos são alguns dos itens que o gestor de projetos deve se preocupar na hora de fazer seu planejamento e depois do projeto iniciado são outros diversos fatores que podem afetar o seu trabalho.
Pensando nessa realidade do gestor de projetos separamos 5 dicas para ajudar a fazer uma boa Gestão de Projetos. São elas:
1) Deixe tudo bem organizado e registrado
Não adianta tentar gerenciar projetos sem ser organizado e manter um controle e o histórico de tudo que está sendo feito. Desde a etapa de planejamento até a finalização do projeto, passando pela execução, é importante manter um registro de tudo que está acontecendo e de forma organizada. Acumular um monte de anotações desconexas ou simplesmente controlar o projeto na sua cabeça não vão te ajudar em nada.
Para isso você pode usar uma ferramenta como uma planilha ou um software, o importante é que ela possa te auxiliar na hora de definir as etapas, planejar os custos, montar um cronograma e manter o registro de tudo que for sendo executado, inclusive registrando eventuais atrasos nas entregas em cada uma das etapas.
Com tudo organizado você consegue enxergar rapidamente o status do andamento do projeto e consegue gerar indicadores para o futuro. Assim fica fácil entender, por exemplo, em quais etapas foram causados mais problemas, e utilizar essas informações históricas na hora de planejar novos projetos.
2) Defina bem o seu escopo
Esse é um problema que costuma acontecer com frequência mas que nunca deveria acontecer. Sabe quando, no meio do projeto, o seu cliente pede uma mudança? É importante fugir e evitar isso ao máximo.
Para resolver esse problema defina muito bem o escopo do seu projeto. Nessa hora a comunicação entre você, como gerente do projeto, e o cliente deve ser bem clara e visando alinhar as expectativas. Não tente acelerar a aceitação do cliente de forma rápida ao escopo do projeto e faça com que ele entenda, antes mesmo de começar o projeto, sobre tudo que irá acontecer na fase de execução e não que ele compreenda apenas quando as atividades estiverem acontecendo.
É importante ter empenho na hora de definir o escopo, entender bem o que o cliente está querendo com o projeto e traduzir isso em entregáveis fazendo com que ele aceite exatamente o que foi planejado, nem mais nem menos.
3) Antecipe os riscos
Pelo menos até o momento em que este artigo está sendo escrito, ninguém tem a capacidade de prever o futuro. Mesmo assim não custa nada o gerente de projetos tentar se esforçar para pensar em todos os riscos possíveis que possam transcorrer durante a execução.
Por isso separe um momento para levantar os principais riscos que podem impactar durante o projeto. Não faça essa levantamento de maneira leviana e tente prever possíveis atrasos e outros problemas que podem vir a acontecer. Uma boa maneira de se antecipar aos riscos é olhar o histórico de outros projetos e tentar entender em quais etapas você pode ter mais problemas e como prevê-los e se prevenir deles.
Mas não se esqueça: por mais que você planeje e tente prever todas as adversidades, imprevistos sempre irão acontecer portanto não fique apenas teorizando o impacto do problema sobre o projeto e possíveis alterações no cronograma, mas pense também em planos de contingência para o caso dos problemas se concretizarem.
4) Evite sair do cronograma
Esse dica pode parecer óbvia mas tem um valor muito grande: evite sair do cronograma. Mas, para fazer isso, será que devemos cobrar mais da equipe conforme o prazo for chegando ao fim? Essa poderia ser uma abordagem, mas não a melhor delas.
Para você não sair do cronograma evite, na hora de definir os tempos das tarefas, tentar adivinhar esse tipo de informação sozinho. Comunicar-se com a sua equipe é essencial para o bom andamento do projeto e, na hora de planejá-lo, sempre que possível, confira com a equipe se o tempo para realizar as tarefas é o suficiente. Se eles assim aceitarem, você como gerente do projeto pode até assumir uma posição mais dura já que as expectativas estão alinhadas. Mas nunca espere que, se a equipe nunca soube dos principais objetivos e prazos do projeto, ela consiga cumprir tudo no tempo certo e esperado.
5) Não se esqueça dos custos do projeto
Parte essencial na hora de planejar e depois acompanhar na execução são os custos do projeto. Levantar e fazer o orçamento dos custos pode parecer uma tarefa bem mecânica e talvez a que demande mais tempo do gestor do projeto, mas deve ser encarada com a sua devida importância. Depois de um bom planejamento e detalhamento dos custos, num momento inicial da definição do escopo do projeto, ficará mais fácil controlar durante a execução, esses mesmos custos.
É simples: se você conseguir detalhar bem seus custos conseguirá gerar um orçamento do quanto poderá ser gasto no projeto. Depois é só ir controlando esse orçamento e se os custos estão saindo iguais aos levantados na etapa de planejamento. Antevir os principais custos pode ser um diferencial, principalmente na hora de embutir os custos do projeto na hora de precificar o seu serviço, por exemplo.
Por isso não se esqueça de detalhar os custos do projeto, fazer um planejamento financeiro, definir um orçamento e controlá-lo durante a execução.
