Nesse artigo falaremos sobre:
- Primeiros passos do estabelecimento de um cronograma de projetos
- Ajuste de cronograma respeitando feriados
- Como deve ser um cronograma de projetos final
- Faça o cronograma dos seus projetos de maneira profissional
Primeiros passos do estabelecimento de um cronograma
Toda vez que você pensa em gerenciamento de projetos, independentemente da área em que você trabalha, vai ser necessário pensar em alguns itens essenciais como o escopo (etapas e entregas), valor do projeto (preço e custos) e cronograma (prazo do projeto). Apesar de todos serem essenciais, hoje vou me aprofundar mais no estabelecimento do cronograma de projetos, principalmente de como dar esses primeiros passos sem esquecer de feriados e datas que podem atrasar seus prazos de entrega.
A importância do cronograma de um projeto fala por si só. É um dos itens mais cobrados pelos clientes, que querem ver seus projetos terminando dentro do prazo proposto.
Vamos supor que será realizado um projeto em 3 etapas e que já sabemos exatamente o que entregar. Com esses itens estabelecidos (que são pré requisitos para a elaboração dos prazos), poderíamos determinar que o tempo de projeto é de 58 dias corridos, começando dia 10/04/2015 e terminando no dia 07/06/2015.
O problema é que se feriados e datas especiais não forem levadas em consideração, poderão prejudicar o andamento do projeto ou diminuir dias planejados para realizar determinada atividade. Sendo assim, antes de fechar seus cronogramas, busque os feriados do ano corrente para ter certeza de que não terá problemas. No nosso caso, entre os dias de início e término do projeto teríamos 3 feriados
- 21/04 (terça) – Tiradentes
- 01/05 (sexta) – Dia do Trabalho
- 04/06 (quinta) – Corpus Christi
Na nossa planilha de gerenciamento de projetos existe uma área exclusiva para cadastro desses feriados:
Se a gente sabe que existem 3 feriados que vão atrapalhar o andamento do projeto e os prazos que estipulamos, vale a pena corrigir a data prevista de término do projeto para 3 dias depois do que já havíamos pensado. Nesse caso, o dia 10/06/2015:
Desses feriados, um acontece na terça e outro na quinta, o que poderia fazer com que a gente esticasse o cronograma de projetos em mais dois dias.
Ajuste do cronograma respeitando os feriados
Agora que você já corrigiu a data de término, vale a pena ajustar cada uma das etapas do seu cronograma de projetos. No nosso caso, em um primeiro escopo, teríamos a entrega da primeira etapa sendo realizada no dia 28/04, conforme mostramos abaixo na nossa planilha de gerenciamento de projetos:
Como sabemos que no dia 21/04 vai haver um feriado (até marquei ele na planilha em vermelho), vale a pena aumentar o prazo para o dia 29. Assim a quantidade de dias úteis de trabalho continuará igual e a chance de atrasos no prazo diminui. Veja como o ajuste modifica a planilha:
Como eu já falei, poderíamos aumentar em até dois dias, dado que existe a possibilidade da segunda-feira ser “enforcada”. Esse tipo de mudança vai depender exclusivamente das práticas adotadas pela sua empresa.
Como deve ser um cronograma final
No final das contas, essa seria uma boa visualização do seu cronograma. Veja que as etapas se encadeiam e, como é costume em projetos, você só inicia uma etapa ao terminar outra, para não ter sobrecarga e falta de foco na conclusão e entrega de etapas.
Como dá para ver, ao longo do período estabelecido do cronograma temos os finais de semana como dias não úteis e mais 3 dias de feriados (todos marcados em vermelho).
Ou seja, em um período de 61 dias, pelo menos 3 dias serão perdidos e tem a chance de mais 2 dias serem pouco aproveitados por ficarem entre finais de semana e feriados. Agora, se você chegou no final do seu projeto considerando os feriados e ajustando o cronograma corretamente, a nossa planilha de gerenciamento de projetos vai te dar exatamente esse feedback:
Se por algum acaso do destino alguma data não estivesse batendo, esse feedback seria negativo, indicando algum ponto de melhoria e o fato de que seria necessário revisar o cronograma antes de dar início ao projeto.
Faça o cronograma dos seus projetos de forma profissional
Gostou de como uma planilha de gerenciamento de projetos pode te ajudar a não cair em roubadas e perder o prazo por conta de feriados não programados e cronogramas mal elaborados? Então passe a utilizar ela agora mesmo!
