Em geral, existem dois tipos de apresentação que um consultor costuma entregar antes de começar a trabalhara para um novo cliente: uma apresentação de vendas ou uma introdução ao projeto, que seja capaz de informar todas as partes interessadas a respeito de tudo o que o projeto propõe, incluindo prazos e objetivos.
Essa apresentação de início de projeto costuma ser um momento relativamente estressante, já que é o momento em que você irá estabelecer contato com os envolvidos e, de certa forma, prometer resultados.
No entanto, com alguns princípios básicos de organização e orientação, você será totalmente capaz de entregar uma apresentação de projeto que impressione seus colegas e executivos, mantendo a ansiedade de seu cliente controlada. Observe a seguir.
Apresente o problema e a solução
Sim, é claro que, se estamos falando de uma apresentação de início de projeto, você ainda não fez o seu diagnóstico completo de consultoria. No entanto, você já sabe por que o seu cliente contratou você, ou seja, você já tem ciência do que está lhe mantendo acordado á noite e quais são suas expectativas em relação ao projeto.
Então, é importante que você comece a sua apresentação indo direto ao ponto: por que vocês estão lá (problema) e qual o resultado que vocês pretendem alcançar com a implantação do projeto (solução).
É importante que, em algum momento da apresentação, você converse com os demais a respeito do diagnóstico, que de fato permitirá conhecer todas as questões abrangidas pelo problema e pelo projeto.
Isso pode ser no momento do cronograma, por exemplo, quando você informa a duração aproximada do período de descoberta. Você também pode deixar para o final da apresentação, mas isso pode ser perigoso, porque pode dar a impressão de que nada do que você falou até então era completamente verdadeiro, já que não “existem certezas”.
Utilize analogias para visualização
Talvez seja a primeira vez que essa organização está chamando um consultor para realizar um projeto. Isso significa que muitas das pessoas envolvidas não sabem ainda como funciona todo o processo e, com frequência, sequer têm ideia de quanto tempo leva.
Por isso, para garantir o entendimento e até tranquilizar sua equipe e seu cliente, é legal que você utilize analogias ou estórias que permitam esclarecer como tudo funciona.
Por exemplo, você pode comparar seu projeto a um foguete que será enviado ao espaço: leva um longo tempo de preparação, exige energia e dedicação por parte de todos os envolvidos, mas quando finalmente está pronto, entrega resultados incríveis em muito pouco tempo.
Você também pode incluir alguma estória do mundo da consultoria, sua ou que você saiba que tenha acontecido. Você pode contar alguma experiência semelhante, por exemplo, e mostrar que os resultados foram muito positivos para aquela outra empresa.
Vale lembrar que não é interessante citar nomes – nem da organização nem das pessoas – tampouco números e cifras.
Repita os pontos principais do projeto
Estudos comprovam que, em geral, o público retém cerca de 20% do que escutam em uma aula, palestra ou apresentação. Por isso é tão importante que você reitere os pontos principais, tais como problema, planos e objetivo.
É interessante que você repita os pontos principais três vezes: na abertura da apresentação, em algum momento no meio e principalmente, reiterar no final. Isso é verdadeiro mesmo que a sua apresentação seja somente por escrito.
Em resumo: você precisa ter certeza de que as pessoas entendam, sem precisar “pensar muito”.
Mantenha os slides curtos
Se você optar por utilizar slides, lembre-se que eles devem servir apenas para guiar sua narrativa. Não tem por que você escrever no slide tudo aquilo que você já estará falando. E, pior ainda, você não pode ficar lendo slides. Seu público sabe ler.
Ao contrário, é de suma importância que você inclua gráficos, tabelas e diagramas em seus slides. Esses elementos deixam sua mensagem mais clara, especialmente quando estamos falando em números, como taxa de crescimento, porcentagem, prazos etc.
Além disso, ilustrações são mais memoráveis. A maioria das pessoas tem memória visual mais apurada do que a auditiva. E já que eles irão recordar apenas aqueles 20%, essas informações visuais irão ajudar bastante. Mais uma vez, isso também vale para apresentações impressas.
Importante destacar que essas informações não podem ser complexas demais. Não estamos dizendo que seu público não é capaz de interpretar textos e gráficos. Contudo, quanto menor a chance de gerar dúvidas e ambiguidades, melhor. Você não quer seu cliente e sua equipe duvidando do consultor.
Até porque, estamos falando de uma apresentação de início de projeto. Eles terão diversas outras oportunidades para entrar em detalhes individualmente com você, mais adiante.
Crie uma apresentação gráfica
A melhor técnica para apresentar um plano de projeto é fazer gráficos que relacionem visualmente as tarefas de um projeto, com a duração de cada uma, a sequência das tarefas e sua dependência das atividades anteriores.
Para mostrar as tarefas e organizar o agendamento, o gráfico de Gantt é a ferramenta ideal, pois trabalha com cronograma e os marcos críticos do projeto, demonstrando de forma muito clara como se dará o andamento de toda a operação.
No entanto, se a sua apresentação de início de projeto for mais abrangente, isto é, se os executivos querem informações mais aprofundadas, tais como aplicação de recursos e orçamento, além do cronograma, é interessante conectar o gráfico de Gantt com outros de registro e controle dos recursos e prazos das atividades.
Uma sugestão: antes de elaborar os gráficos de seu projeto para sua apresentação, concentre-se em colocar todas as informações relacionadas no Excel. O gerenciamento de projeto no Excel permite que você divida seu plano em partes menores, facilitando a visualização de todo o trabalho.
A apresentação do projeto é uma parte crítica do trabalho de consultoria, já que visa a ganhar o comprometimento das partes interessadas e apresentar efetivamente o plano do projeto, ao mesmo tempo em que o consultor demonstra segurança e responsabilidade ao cliente.
Desempenhar bem esta apresentação é essencial para ganhar a credibilidade de todos os envolvidos, do contratante à equipe, o que certamente permitirá um melhor andamento de todo o projeto mais adiante.
Portanto, capriche na preparação, selecione ferramentas adequadas para esse momento, mantenha a coluna ereta e mostre ao seu cliente que você é, sem dúvida, a pessoa mais indicada para entregar esse projeto!
