Como fazer o controle de tarefas dos seus funcionários

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Controle de Tarefas dos Funcionários - Atividades a Fazer
LUZ Prime

Nesse artigo falaremos sobre:

Os primeiros passos do controle de tarefas de seus funcionários

Um dos indicadores mais complicados de se mensurar e acompanhar é a capacidade produtiva de seus funcionários, de uma equipe e até mesmo da sua empresa como um todo. Digo isso porque é importante controlar atividades operacionais, mas essa não pode ser uma atividade chata ou que retire tempo da sua equipe.

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Na minha opinião a melhor maneira de acompanhar é com o controle de tarefas dos seus funcionários. Para fazer esse acompanhamento de forma bem feita, é necessário começar com o registro de algumas informações essenciais:

  • de quais são funcionários
  • de quais cargos eles ocupam
  • de equipes eles fazem parte
  • e das horas disponíveis por dia da semana

Essa vai ser a forma mais simples de conseguir acompanhar os resultados de atividades desenvolvidas por toda a sua empresa e, como já falei, a ideia aqui é saber se você está aproveitando a capacidade produtiva de um funcionário, uma equipe ou da sua empresa ao máximo.

Veja como fica o registro desses campos na nossa planilha de controle de tarefas:

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Controle de Tarefas - Cadastro de Funcionários

Agora que você já tem os dados e informações essenciais sobre o seu negócio e funcionários, podemos partir para o controle propriamente dito das tarefas.

Faça o controle de tarefas planejadas e realizadas

O controle de tarefas sempre terá três etapas principais:

  • Planejamento
  • Execução
  • Acompanhamento

No planejamento, você define exatamente tudo que precisa ser realizado, definindo o nome da tarefa, detalhamento (se for necessário), funcionário responsável, data de início e de fim da atividade.

Durante a execução, você pode fazer o controle das horas alocadas. Fique atento para não ter atividades muito longas. Na nossa planilha de controle de tarefas, permitimos o cadastro com prazo máximo de dois meses, mais do que isso indicamos que a tarefa seja repensada.

Um exemplo simples pode ser de uma atividade da área de marketing, nesse caso, o Roberto Silva, estagiário de marketing, precisa ligar para parceiros da empresa e iniciar a negociação por patrocínios em um evento. Essa tarefa tem início programado para 24/03 e término no dia 25/03. Veja como a tabela de acompanhamento fica.

Controle de Tarefas - Lançamentos

Agora, no terceiro passo, o de acompanhamento, basta preencher o status de cada uma das tarefas. Na nossa planilha permitimos 4 opções diferentes:

  • Não Iniciada
  • Atrasada
  • Concluída no prazo
  • Concluída com atraso

Caso a tarefa esteja em andamento, deixamos o campo em branco.

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Acompanhe os relatórios de controle de tarefas

Agora, supondo que você fez um acopanhamento e controle das tarefas de maneira bem feita, restará você analisar o índice de produtividade e detalhes dos relatórios em níveis diferentes. Existem três controles principais que eu acho importantes:

  • Análise Geral
  • Análise por Equipe
  • Análise Individual

Agora, qual dessas análises vai ser mais relevante para o seu negócio vai depender do seu enfoque. Normalmente eu gosto de acompanhar todas as três dimensões. Veja como:

1. Análise Geral

Gosto de começar com a análise mais geral possível para ir me aprofundando nas áreas e funcionários que mais precisam de atenção. Para fazer o acompanhamento da empresa inteira basta seguir alguns passos da nossa planilha de controle de tarefas:

  • Selecione o mês
  • Veja o índice de produtividade geral de todos os funcionários da sua empresa
  • Veja qual é a sua equipe mais e menos produtiva
  • Veja quais são seus 5 funcionários mais e menos produtivos

Controle de Tarefas - Análise Geral

De acordo com o resultado mostrado, vale a pena se aprofundar nos indicadores e informações das suas equipes. Tanto para os casos bons (para analisar os fatores que motivam e fazem eles terem bom desempenho), quanto nos casos de produtividade baixa (para analisar o que faz com que o desempenho esteja abaixo da média).

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2. Análise por Equipe

Entrando no nível de detalhamento das equipes, mais uma vez, na nossa planilha de controle de tarefas, bastará fazer uma seleção (nesse caso, da equipe a ser analisada) para ver todos os funcionários e tarefas registradas e seus respectivos status.

Controle de Tarefas - Análise por Equipe

Esse tipo de análise pode te ajudar a entender se o problema está nos seus analistas e executores de atividades ou nos gerentes, que tem uma função de controle, motivação e acompanhamento maior.

No exemplo acima, facilmente você perceber que o Paulo é o único funcionário que tem uma tarefa atrasada, enquanto os outros concluíram suas atividades dentro do prazo. Valeria a pena identificar uma quantidade maior de atividades, bem como o desempenho mês a mês para entender se esse é um padrão ou um caso isolado.

3. Análise Individual

Essa é análise com um maior nível de detalhamento. Esse é um momento excelente para gestores terem um registro das horas totais disponíveis em um determinado mês, quantas horas foram alocadas com atividades da empresa e se é possível aproveitar melhor a capacidade produtiva desse funcionário. Veja como fica o resultado na planilha depois da escolha de um mês e de um profissional:

Controle de Tarefas - Análise de Funcionários

Além da análise de horas sobrando ou ocupadas, assim como fizemos na análise geral e por equipes, vamos ver o índice de produtividade desse funcionário. Veja que você consegue ver o indicador variando de 0% (zero) a 100% e também as tarefas entregues no prazo e as que ficaram fora do prazo.

Controle de Tarefas - Índice de Produtividade

Essa análise pode te ajudar no planejamento de novas tarefas para meses futuros, principalmente se você tiver tarefas recorrentes, poderá reorganizar o tempo disponibilizado para cada item.

Planilha de Controle de Tarefas

Se a sua intenção é controlar tarefas, atividades, planos de ação ou diretrizes operacionais no dia a dia do seu negócio, vale a pena conhecer a planilha de controle de tarefas que vai te ajudar a organizar tudo isso e entender desde a disponibilidade de tempo dos seus funcionários até as atividades que foram entregues no prazo e as que tiveram algum tipo de atraso.

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