Como administrar uma pequena empresa

Nesse artigo falaremos sobre:

• O que eu quero dizer com pequena empresa?
• Entendendo o que precisa ser mais organizado
• As duas áreas mais importantes da sua pequena empresa
• Como administrar uma pequena empresa na prática
• Como fazer isso tudo de maneira inteligente

O que eu quero dizer com pequena empresa?

Toda vez ao longo desse artigo que eu escrever algo sobre como administrar uma pequena empresa estarei me referindo às pequenas empresas, micro empresas, micro empreendedores individuais (MEI) e até mesmo para empresas de pequeno porte. Essas são nomenclaturas diferentes que falam de empresas em níveis de faturamento diferenciados, mas que muitas vezes apresentam similaridades em relação à falta de profissionalização da gestão do negócio como um todo.

Antes de pensar que esse não é o seu caso, me dê um segundo, porque quando eu falo sobre como administrar uma pequena empresa bem, estou querendo te mostrar como descobrir quais são as áreas que precisam de mais atenção no seu negócio, quais indicadores realmente são importantes, como colocar seus planos em prática e ainda vou indicar ferramentas para facilitar esse seu trabalho.

Entendendo o que precisa ser mais organizado

Como tudo na vida, você precisa dar um passo inicial para administrar a sua empresa, mas se você não souber exatamente qual ou quais áreas precisam de uma maior atenção, pode dar o passo errado. Por isso, minha primeira recomendação, antes de qualquer outra atividade, é que você faça um diagnóstico do seu negócio.

Como administrar uma pequena empresa com um diagnóstico

Na nossa planilha de diagnóstico empresarial, você vai ter uma visão geral das 5 principais áreas de qualquer empresa: estratégia, finanças, marketing, operações e gestão de pessoas:

Basta responder algumas perguntas para cada uma das áreas que automaticamente você vai ter a resposta do nível de maturidade da sua empresa e uma pontuação (que varia de 0 a 100%) para cada uma das áreas do seu negócio:

Será que você já sabe ou está preparado para ver esse resultado? Já vi casos em que as principais estratégias da pequena empresa estavam focadas exclusivamente em áreas que estavam bem, enquanto alguns setores que precisavam de atenção estavam abandonados.

Além do diagnóstico (que analisa quase que exclusivamente características da sua empresa), vale a pena também fazer uma análise SWOT para observar o ambiente em que o seu negócio está inserido.

Como administrar uma pequena empresa com uma análise SWOT

Basicamente a SWOT serve para você fazer uma avaliação das suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Na nossa planilha você consegue gerar pontuações para cada um desses itens e ver um ranking de quais são os que mais influenciam a sua pequena empresa:

A partir desses dados, faça um cruzamento dos itens da SWOT que mais afetam cada uma das áreas traçadas pelo diagnóstico, assim você consegue mais dados e informações para tomar a decisão de onde e como começar a atuar

As duas áreas mais importantes do seu negócio

Independentemente do resultado do diagnóstico e da SWOT, sabemos que existem duas áreas que nunca podem ser negligenciadas em qualquer negócio: a área financeira e a de vendas, já que elas estão intrinsecamente ligadas ao resultado da empresa como um todo.

Profissionalizando sua área financeira

Quando falamos de como administrar uma pequena empresa, o mais importante é ter um bom controle do seu fluxo de caixa. É com ele que você terá uma visão de receitas, despesas, lucro ou prejuízo, lucratividade, contas a pagar e a receber. Basicamente esses dados já resolvem 80% de todas as suas dúvidas financeiras. Na nossa planilha de fluxo de caixa, essa é a visão do demonstrativo de fluxo de caixa:

Obviamente que, dependendo do porte do seu negócio, pode ser importante ter análises bancárias, de formas de pagamento, projeção financeira, de clientes específicos, fornecedores, centros de custo ou até mesmo tudo junto, em uma planilha de controle financeiro. Nesses casos, vale a pena encontrar a ferramenta que te atenda melhor.

Algumas ideias que podem ajudar a organizar suas finanças:

• Separe um ou dois dias para realizar pagamentos (melhora programação de gastos)
• Equilibre os pagamentos entre os dias 5 e 20 para não desbalancear o caixa
• Utilize o débito automático e vencimentos programados (para reduzir tarefas obrigatórias)
• Para pagamentos recorrentes feitos com DOC ou TED use agendamento futuro com repetição
• Faça a automação da emissão de notas fiscais
• Evite mais de duas contas bancárias
• Utilize uma planilha de fluxo de caixa

Profissionalizando sua área de vendas

Assim como as finanças, a área de vendas vai ser crucial para o sucesso da sua empresa. Afinal de contas, é através das vendas que entram receitas para o caixa. Por isso, ter uma planilha de controle de vendas pode ser a diferença entre o sucesso do negócio ou não.

Nesse sentido, controle a quantidade de vendas, o ticket médio das vendas, as metas estabelecidas e se ocorrem variações grandes de um mês para o outro. Sempre que ocorrer uma mudança drástica (para cima ou para baixo), vale a pena investigar as causas.

No exemplo acima, temos muitos meses no vermelho (resultado de quantidade de vendas abaixo da meta), mas com receitas positivas, o que indicaria uma necessidade de análise em quais produtos estão contribuindo mais para esse resultado.

Algumas ideias que podem ajudar:

• Tenha uma meta de vendas ou de receitas para vendedores
• Atribua bônus para vendedores que baterem suas metas
• Crie um processo de vendas bem organizado (em etapas)
• Acompanhe indicadores do seu funil de vendas
• Trabalhe na sua credibilidade e em formas de reforçar sua marca
• Pense em como aumentar a chance de vender (amostra grátis, demonstração ao vivo, imagens, etc)
• Utilize uma planilha de controle de vendas

Colocando tudo na prática

Obviamente que até agora a gente olhou para formas de organizar suas estratégias, mas em toda empresa é necessário colocar esse planejamento e novas ideias na prática. Para isso é importante desdobrar seus planos em atividades e costumo indicar a planilha de controle de planos de ação 5w2h para isso:

Ela tem esse nome por trabalhar com respostas simples e práticas para cada plano de ação a partir das iniciais que formam o nome do método 5w2h:

• What – o que
• Why – porque
• Who – quem
• When – quando
• Where – onde
• Hou – como
• Hou much – quanto

Dessa forma, fica fácil acompanhar os planos de ação traçados e ter a real certeza de que tudo foi feito da forma planejada e que a administração do seu pequeno negócio está no caminho certo.

Como fazer isso tudo de maneira inteligente

Ao longo do artigo eu indiquei as ferramentas que considero ideais para cada uma dessas etapas, mas se você quiser todas elas, recomendo fortemente o nosso pacote de planilhas para pequenas empresas, que já inclui todas as planilhas que eu mencionei aqui: