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1. Tudo sobre Gestão da Qualidade
2. Controle planos de ação com 5W2H
Nesse artigo falaremos sobre:
- A estrutura de um bom planejamento estratégico
- O conceito do plano de ação 5w2h
- A transição do planejamento para a execução
- Duas ferramentas essenciais para colocar as estratégias da sua empresa na prática
A estrutura de um bom planejamento estratégico
Já cansamos de falar de como ter um planejamento estratégico bem estruturado é essencial para empresas de todos os portes e como estamos entrando no último mês do ano, resolvi falar mais uma vez sobre essa ferramenta que pode ser o diferencial para o seu negócio em 2016.
A verdade é que não importa se você é um MEI (micro empreendedor individual), um micro empresário ou se tem uma empresa um pouco maior. Estruturar suas estratégias e o que você quer alcançar vai te ajudar a pensar em quais ações precisam ser realizadas para que se chegue no objetivo desejado.
No meu pensamento, o que muda é o tamanho e complexidade das ferramentas de planejamento estratégico utilizadas, mas independentemente da planilha ou software que você quiser utilizar, a estrutura que consideramos ideal é essa aqui:
- Passo 1 – Posicionamento
- Missão
- Visão
- Valores
- Diferencial do negócio
- Passo 2 – Objetivos
- Objetivos globais da empresa
- Objetivos específicos
- Passo 3 – Metas e Indicadores
- Metas SMART
- Painel de controle para os indicadores
- Passo 4 – Execução
- Plano de Ação 5w2h
- Passo 5 – Controle e Acompanhamento
Se você quiser se aprofundar em cada um desses itens da estrutura do PE, recomendo que você leia o nosso artigo sobre como fazer seu planejamento estratégico, ele é bem completo e entra nos detalhes que eu não vou passar ao longo desse post.
O conceito do plano de ação 5w2h
Se estamos alinhados sobre a importância de utilizar uma planilha de planejamento estratégico, o segundo ponto que precisamos entender para colocar nossas estratégias em prática é o plano de ação 5w2h. Ao fazer esse controle, existem 7 itens que você precisa definir e acompanhar:
- What (o que)
- Why (por que)
- When (quando)
- Who (quem)
- Where (onde)
- How (como)
- How Much (quanto)
Essa é a estrutura que usamos na nossa planilha de controle de plano de ação 5w2h:
Veja que cada ação precisa ser acompanhada para ter certeza de que todas as tarefas relacionadas a uma determinada estratégia foram colocadas em prática. Mais uma vez, se você quiser se aprofundar, temos outro artigo bem interessante que pode te ajudar, ele fala sobre como distribuir bem seus planos de ação dentro da sua estratégia para evitar falhas. E é justamente sobre essa transição da estratégia para a prática que vamos nos aprofundar ao longo desse artigo.
A transição do planejamento para a execução
Agora que a gente vai entrar na parte prática mesmo do planejamento, um cuidado essencial ao fazer a sua estratégia é ter a noção de que o papel ou Excel aceitam qualquer valor ou ideia. Veja como as metas ficam bonitas na nossa planilha de planejamento estratégico:
Acontece que só ter o planejamento não é o bastante e nunca foi. Talvez essa seja a maior dificuldade que diversos gestores possuem nesse assunto. Sair do campo conceitual da estratégia para o campo operacional da execução é um dos grandes desafios e uma de suas causas é a dificuldade em controlar esse processo como um todo.
Por isso mesmo, antes de pensar na sua estratégia, recomendamos que você encontre a ferramenta certa para fazer esse controle ao longo do ano (indicamos a nossa planilha de planejamento estratégico), pois assim fica mais fácil fazer essa transição da teoria para a prática.
Vamos entender um pouco mais do que eu estou falando. Como eu disse, encontrar seus objetivos, metas e indicadores principais é fácil de se fazer. Abaixo mostro um exemplo traçado para um determinado ano:
Veja que eu consigo planejar (sem pestanejar) diversas metas mensais para aumentar os insumos do meu negócio, mas só o planejamento não ajuda em muita coisa, é importante entender como chegar nesses valores. Para isso eu indico sempre a utilização do plano de ação 5w2h. Na nossa planilha de planejamento estratégico elaboramos uma versão mais simplificada dele para que seja fácil e prático preencher e acompanhar as ações necessárias para concluir uma meta específica.
Basta definir a meta que você quer criar uma ação e você poderá fazer os seguintes dados:
- O Que (ação)
- Quem (Responsável)
- Onde (Equipe)
- Quando (Prazo)
- Status (campo automático mostrando quanto tempo falta ou se já foi concluído)
- % (campo para definir a porcentagem de conclusão daquela ação)
Ao fazer o estabelecimento do plano de ação 5w2h, bastará fazer o acompanhamento de execução dos planos para ter os dados completos:
Dessa forma, estamos saíndo da teoria e do campo das ideias para acompanhar na prática o que está acontecendo e sendo executado de fato na nossa empresa. Obviamente que todo esse esforço gera um resultado automático na planilha, onde você consegue ver por área da sua empresa exatamente como está sendo colocar suas estratégias na prática:
No nosso caso, estamos com um desvio de 2% positivos em relação ao alinhamento do planejado com o realizado e já foram concluídos 45% dos planos de ação 5w2h traçados. Além disso, também é possível acompanhar os resultados pela aba de estartégias, analisando os desvios que vão ocorrendo mês a mês e pensando em novas ações para melhorar esses resultados.
Duas ferramentas essenciais para colocar as estratégias da sua empresa na prática
Agora que você já entendeu a importância de colocar o que você planejou na prática, recomendo que você tenha a planilha de planejamento estratégico (simplesmente a melhor ferramenta de controle sobre o assunto) para organizar suas estratégias e fazer o controle da execução dos planos de ação.
Uma outra ferramenta igualmente importante é a planilha de controle de plano de ação 5w2h, que não foca na parte estratégica, mas ajuda em um controle mais aprofundado das tarefas e ações planejadas.
